לכתוב דוא"ל על פי הנוהל

בשנים האחרונות הפך הדואר האלקטרוני לערוץ התקשורת העיקרי (ולעתים היחיד) בין אנשים. תופעה זו בולטת בעיקר בחיים העסקיים: שעות העבודה התמלאו בקבלה ובשליחה של עשרות מכתבי דוא"ל ביום, ולא פעם אנשים בוחרים לשלוח דוא"ל במקום שיחת טלפון, במקום מכתב רשמי או אף במקום השתתפות בדיון מייגע.

וכאן טמונה הבעיה: דווקא ערוץ התקשורת השימושי ביותר שלנו אינו זוכה ליחס ראוי. הודעות דוא"ל נענות 'על הדרך', תוך כדי ביצוע מטלות אחרות, ופעמים רבות מחמיץ הכותב את המטרה ואינו מצליח להעביר בבהירות את המסר.

כדי לנצל נכון את ערוץ זה ולהגדיל את הסיכויים שהקורא יבין אותנו ואת המסר הרצוי, מומלץ להקפיד על כמה כללים. כן, גם לעולם הדוא"ל חוקים משלו, ואלו עשויים להיות ההבדל בין עוד דוא"ל סתמי לבין מסר ברור וממוקד המשיג את מטרתו.

כמה כללים בדרך לדוא"ל המושלם:

מיהו הקורא – אנו כותבים מדי יום עשרות מיילים: ללקוחות, לספקים, למנהלים ולעמיתים. כשם שלכל אחד אנו פונים בשמו הפרטי, כך יש לפנות לכל אחד בסגנון המתאים לו. לקוח יזכה תמיד בברכת שלום מכובדת, בעוד חבר למקום העבודה יכול לקבל מאתנו 'היי' פשוט אך לבבי.
חלקכם מן הסתם חושב עכשיו: "זה בסך הכול מייל", אך זכרו: פתיחה ראויה מעידה לא רק על רצינותו של הכותב, אלא גם משפיעה על תחושתו של הקורא ועל נכונותו להמשיך ולקרוא.

שורת נושא – שורת הנושא, כשמה כן היא, מציגה את תוכן המייל. נשמע מובן מאליו, לא? אך הסטטיסטיקה מראה שרבים שוכחים למלאה. ולמה כל כך חשוב להקפיד על שורת הנושא? ראשית, היא מביאה לידיעת הקורא את תוכן המכתב. שנית, הכתוב בשורת הנושא עשוי להשפיע על תחושת הקורא ועל התייחסותו – אם לקרוא את הדוא"ל בעיון או רק לרפרף בו. וסיבה נוספת, לא פחות חשובה – קל יותר לאתר הודעת דוא"ל מן העבר אם יש לה שורת נושא ברורה ועניינית.

הכול בסדר – אחת הבעיות בדוא"ל היא התחושה שאין מגבלת מקום. לא פעם אנשים מאריכים מאוד במלל, שוכחים שמרוב עצים לא רואים יער – והמייל נראה כמו מניפסט ארוך ומבולבל.
מהי אפוא הדרך לשמור על הסדר?

• התחלה, אמצע וסוף – עוד בטרם הקלדת המילה הראשונה מומלץ לחשוב מה המסר, מה ברצוננו לומר ומהו המבנה הלוגי הנכון להעביר זאת.
• קצר וממוקד – אף על פי שיש לכאורה מקום בלתי מוגבל, לא חייבים להאריך. כתיבה ממוקדת וקצרה יעילה עשרות מונים ממכתב ארוך וטרחני.
• תבליטים ('בולטים') – תבליטים הם דרך מצוינת לקצר בלי לפספס נושאים חשובים. התבליטים מסייעים למקד את הקורא בנקודות החשובות ו'עושים לו סדר' בעיניים ובקו המחשבה.

סיכום – סיימתם לכתוב את המייל? זה הזמן להוסיף שורת סיכום: "לסיכום, אודה לך אם…", "בקיצור, אעדכן אותך בקרוב" וכיו"ב. גם אם הקורא 'הלך לאיבוד' במהלך קריאת המייל, שורת הסיכום תמקד אותו ותזכיר לו מהם הנושאים העיקריים שבגינם התכתבתם.

והכי חשוב – מודעות, מחשבה והרבה תשומת לב.
הדוא"ל הוא ה'במה' שלכם, הדרך שלכם לבקש, להודות, להתנצל, להעיר, להביע דעה או להגיב – נצלו ערוץ זה בחוכמה.

בהצלחה ומכתב נעים!